Política de Privacidad del Canal de Denuncias del GCI

Para el Grupo Caja Ingenieros ¹ (en adelante, también el “GCI” o el “Grupo”) la privacidad y protección de los datos personales es primordial. Por ello, el GCI vela por el cumplimiento de la legislación pertinente sobre protección de datos mediante la aplicación de las medidas técnicas y organizativas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas informantes e investigadas, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.

A tal fin, se procede a explicar y facilitar de manera transparente cómo se recopilan, protegen, usan y comparten estos datos adquiridos a través del uso del Canal de Denuncias. .

¿QUIÉN RECOPILA SUS DATOS PERSONALES Y ES EL RESPONSABLE DE SU TRATAMIENTO?

El Comité del Canal de Denuncias de la entidad CAIXA DE CREDIT DELS ENGINYERS-CAJA DE CREDITO DE LOS INGENIEROS, S. COOP. DE CTO con domicilio social en c/ Via Laietana nº 39, 08003 de Barcelona, es el Responsable del tratamiento de sus datos personales.

¿QUÉ DATOS RECOGEMOS, CON QUÉ FINALIDAD LOS TRATAMOS Y CUÁL ES LA BASE LEGAL APLICABLE?

La finalidad del Canal de Denuncias es facilitar la recepción y el procesamiento de las denuncias enviadas de manera segura y confidencial por parte de las personas previstas en el apartado 2.1 del Protocolo de funcionamiento del Sistema de Comunicación de Infracciones en lo relativo a conductas de los empleados que puedan constituir infracciones de la legislación vigente y/o del Código Ético del GCI, de acuerdo con lo previsto en el apartado 2.1 del Protocolo de funcionamiento del Sistema de Comunicación de Infracciones.

Durante el proceso, se pueden recopilar las siguientes categorías de sus datos personales, que posteriormente el GCI procesará a través del Canal de Denuncias:

• u nombre y apellidos, puesto en la empresa, lugar de empleo e información de contacto profesional (si la denuncia no se ha enviado de forma anónima) o los datos correspondientes de los empleados/as implicados en la denuncia;
• el hecho de que usted ha usado el Canal de Denuncias con la finalidad de enviar una denuncia;
• el comportamiento de los implicados según se describe en el mensaje;
• otras categorías de datos personales (posiblemente de carácter especial), siempre y cuando se hayan introducido en el Canal de Denuncias en el contexto del mensaje o durante el procedimiento de investigación posterior;
• documentos empresariales, informes, facturas y documentos parecidos que también puedan contener datos personales, en la medida en que sean necesarios para aclarar los hechos descritos en el mensaje;
• información o comportamiento al usar los sistemas de comunicación del GCI, como metadatos, datos de registro o el contenido de los correos electrónicos del GCI, en la medida en que sean necesarios para aclarar las circunstancias descritas en el mensaje.

En concreto, GCI tratará los datos personales mencionados con los siguientes fines:

• Comprobar si la información que se ha proporcionado es verosímil y sugiere una infracción de la legislación u otros requisitos legalmente vinculantes o incumplimientos de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo;
• en caso de que sea necesario, una explicación más detallada de los hechos descritos en el mensaje en lo que respecta a cualquier infracción de la legislación u otros requisitos legalmente vinculantes o incumplimientos de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo;
• en caso de que sea necesario, una explicación más detallada con el fin de exonerar a empleados de los que se sospeche erróneamente;
• en caso de que sea necesario, con el fin de evitar perjuicios económicos o de otro tipo y de afirmar o defender los derechos del GCI, y
• en caso de que sea necesario, el cumplimiento de cualquier obligación de cooperar por parte del GCI dentro del marco de las investigaciones que lleven a cabo las autoridades policiales u otras autoridades.

Al proporcionar sus datos mediante el Canal de Denuncias usted se responsabiliza de que estos sean correctos y de mantenerlos actualizados, comunicando lo antes posible cualquier modificación que se produzca.

INFORMACIÓN SOBRE LAS BASES LEGALES APLICABLES Y LA OBLIGACIÓN DE PROPORCIONAR DATOS

La base legal para el tratamiento de sus datos personales es el art. 6, apartado 1, letra c) del RGPD junto con el art. 17 de la Directiva (UE) 2019/1937 («Directiva de la UE relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión») y el Título VI de la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y que traspone la Directiva de la UE. En virtud de la Directiva y las normativas nacionales que la implementan, se deriva la obligación legal de ofrecer un sistema de denuncias.

Además, el tratamiento de sus datos personales en el Canal de Denuncias se lleva a cabo sobre la base jurídica de nuestro interés legítimo de conformidad con el art. 6, apartado 1, frase 1, letra f) del RGPD junto con cualquier normativa nacional aplicable para prevenir y detectar delitos penales, incumplimientos de las obligaciones y otras infracciones, así como nuestro interés legítimo en la prevención asociada de riesgos de daños y de responsabilidad para el GCI. Tenemos un interés legítimo en el tratamiento de los datos personales con el fin de prevenir y detectar infracciones, de verificar la legitimidad de los procesos internos y de salvaguardar la integridad del GCI.

En la medida en que las categorías especiales de datos personales, como la información sobre el origen étnico y racial, las opiniones políticas, las creencias religiosas o ideológicas o la pertenencia a un sindicato, los datos de salud o sobre la vida sexual o la orientación sexual, se introduzcan en el Canal de Denuncias durante las notificaciones o en el procedimiento de investigación posterior, los procesaremos sobre la base jurídica del art. 9, apartado 2, letra b) del RGPD junto con el art. 9, apartado 2, letra f) del RGPD y las normativas nacionales aplicables.

¿CÓMO PROTEGEMOS SUS DATOS?

El Canal de Denuncias le ofrece la opción de comunicarse de manera anónima a través de una conexión cifrada. Al usar esta herramienta, su dirección IP y ubicación actual no se almacenan en ningún momento. Después de enviar una denuncia, recibirá la información de inicio de sesión para acceder al buzón del Canal de Denuncias y que de ese modo pueda seguir comunicándose con el GCI de manera segura.

Los datos que proporcione se almacenarán en una base de datos del proveedor EQS Group especialmente protegida dentro de la Unión Europea. Todos los datos que se almacenen en la base de datos se cifrarán mediante los métodos más avanzados. El acceso a los datos está estrictamente restringido a los gestores del caso que se hayan designado, según lo previsto en el Protocolo de funcionamiento del Sistema de Comunicación de Infracciones. Ninguna otra entidad tiene la clave para descifrar estos datos y poderlos leer.

¿CÓMO COMPARTIMOS LA INFORMACIÓN CON TERCEROS?

Los datos personales recopilados y tratados a través del Canal de Denuncias se pueden transferir a los siguientes destinatarios:

• Los responsables del Sistema de Comunicación de Infracciones (en adelante, el “SCI”) y los profesionales externos designados para gestionar directamente el canal de denuncias y/o una investigación. Todas aquellas personas que tengan autorización para acceder a los datos estarán expresamente obligadas a mantener la confidencialidad.
• EQS Group como proveedor de servicios técnicos y encargado del tratamiento conforme un acuerdo de procesamiento de datos en virtud del art. 28, apartado 3 del RGPD. Puede tener acceso a sus datos cifrados (pero no en su forma legible) durante el transcurso de trabajos de mantenimiento.
• La Dirección de Personas, Talento y Cultura, sólo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias y/o cautelares contra un trabajador.
• La Dirección de Asesoría Jurídica, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
• Si tras el procesamiento de la denuncia se concluye que se ha producido una infracción, los datos personales de la persona acusada y, en el caso de las denuncias que no sean anónimos, también los del alertador se pueden transferir a organismos encargados de asegurar el cumplimiento de la ley o a tribunales, Ministerio Fiscal, Administraciones Públicas, así como a abogados o asesores encargados por GCI.
• El Delegado de Protección de Datos, sólo cuando la información pudiera afectar al cumplimiento en materia de protección de datos.

En todo caso, aquellas personas que, por razón de las funciones que desempeñen en GCI, tengan o puedan tener conocimiento de las denuncias que se formulen, están obligadas a guardar secreto profesional sobre el contenido de las mismas y la identidad de las personas informantes. El incumplimiento del deber de confidencialidad por parte del Personal de GCI puede suponer una infracción muy grave de conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023.

En la medida en que la transferencia de sus datos personales a un tribunal o una autoridad de un estado no europeo que no disponga del nivel adecuado de protección de datos sea necesaria y legalmente permisible para presentar, exponer o defender reclamaciones jurídicas del GCI, podrá llevarse a cabo sobre la base del art. 49, apartado 1, frase 1, letra e) del RGPD sin la necesidad de aplicar medidas adicionales para garantizar un nivel adecuado de protección de datos.

Para obtener más información sobre los destinatarios de sus datos personales y cualquier garantía, póngase en contacto con el GCI a través de la dirección de correo electrónico anterior. Sus datos personales únicamente se transferirán a los destinatarios mencionados anteriormente si es estrictamente necesario y legalmente permisible.

¿DURANTE QUÉ PLAZO ALMACENAREMOS SUS DATOS?

Los datos personales relativos a las comunicaciones recibidas y a las investigaciones internas a que se refiere el párrafo anterior sólo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado:

• Se conservarán el periodo necesario para valorar si es preciso activar la investigación o no. Si no se activa la investigación, los datos de la comunicación constarán de forma anonimizada en el Registro de Gestión de Comunicaciones de Infracciones (en adelante, el “RGCI”).
• En caso de activarse la investigación, los datos se conservarán hasta la conclusión de la investigación, y en caso de concluir que se trata de una infracción delictiva, se conservarán hasta que se cierre el correspondiente procedimiento judicial.
• En ningún caso podrán conservarse los datos personales por un período superior a 10 años.
• En caso de recibir datos personales no necesarios para la valoración o la investigación o datos no veraces, serán suprimidos inmediatamente desde su conocimiento.

(*)La identidad del informante solo será conocida por los destinatarios directos de la comunicación.

¿CUÁLES SON SUS DERECHOS EN MATERIA DE PRIVACIDAD Y CÓMO PUEDE EJERCERLOS?

Póngase en contacto con el GCI por escrito a través de la dirección indicada anteriormente o por correo electrónico a través de la dirección de correo electrónico anterior para ejercer los siguientes derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales:

• De conformidad con las disposiciones legales pertinentes, tiene derecho a solicitar información acerca del tratamiento de aquellos datos personales que le conciernan. En este contexto, también tiene derecho a obtener una copia de los datos personales que sean objeto del tratamiento (art. 15 del RGPD).
• Tiene derecho a solicitar, sin dilación indebida, la rectificación de los datos personales inexactos o la compleción de los datos personales incompletos relativos a usted, de conformidad con las disposiciones legales correspondientes. (Art. 16 del RGPD).
• También tiene derecho a solicitar la eliminación inmediata de sus datos personales, siempre y cuando dichos datos ya no sean necesarios para cumplir la finalidad con que se recopilaron o haya otro motivo para eliminarlos y ningún obstáculo, como los periodos legales de retención, impida su eliminación. (Art. 17 del RGPD).
• Tiene derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales de conformidad con las disposiciones legales correspondientes (art. 18 del RGPD).
• El GCI tiene la obligación de informar acerca de cualquier corrección o eliminación de sus datos o de cualquier limitación en el tratamiento a todos los destinatarios a quienes se hayan revelado dichos datos. Esta obligación no será aplicable únicamente si es imposible o conlleva un esfuerzo desproporcionado. Tiene derecho a que el GCI le informe acerca de dichos destinatarios (art. 19 del RGPD).
• En la medida en que sus datos personales se procesen sobre la base del interés legítimo de GCI de conformidad con el art. 6, apartado 1, frase 1 letra f) del RGPD, tiene derecho a oponerse a este tratamiento de sus datos personales en cualquier momento por motivos derivados de su situación particular (art. 21 apartado 1 del RGPD). Dicha oposición puede ejercerse sin respetar ninguna formalidad. En caso de ejercer el derecho a oponerse a este tratamiento, GCI dejará de procesar sus datos personales salvo que por motivos legítimos convincentes que se impongan a sus intereses, derechos o libertades, o salvo que el tratamiento sirva para presentar, exponer, ejercer o defender reclamaciones jurídicas.

Puede contactar, a fin de ejercer sus derechos, con el responsable de protección de datos del GCI a través de la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@caja-ingenieros.es o escribiendo a "DPO - Protección de datos", Via Laietana, 39, 08003, Barcelona acompañando una copia de su DNI o documento equivalente acreditativo de identidad. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Asimismo, si usted considera que se han vulnerado sus derechos en protección de datos, o bien que su petición no ha sido atendida correctamente, puede plantear una reclamación ante una Autoridad de Control como la Agencia Española en Protección de Datos (https://www.aepd.es/es). Dirección postal: calle Jorge Juan, 6, 28001 de Madrid Teléfono: 91 266 35 17 Sede electrónica https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/).

El GCI se compromete a cumplir su obligación de secreto de sus datos de carácter personal, así como el deber de guardarlos, y a adoptar las medidas necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado

REVISIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

Esta Política de Privacidad podrá ser objeto de revisión cada vez que resulte necesario para mantenerle debidamente informado, por ejemplo, con motivo de la publicación de nuevas normas o criterios o la realización de nuevos tratamientos.

Si desea obtener más información sobre el tratamiento de sus datos puede consultar la Política de Privacidad del GCI: Caja Ingenieros-Política de Privacidad.

(1) El Grupo Caja Ingenieros integra las siguientes entidades: Caixa de Crèdit dels Enginyers - Caja de Crédito de los Ingenieros, S. Coop. de Crédito; Caja Ingenieros Gestión, SGIIC, S.A.U.; Caja Ingenieros Vida – Caja ingenieros Vida Compañía de Seguros y Reaseguros, S.A.U; Consumidors y Usuaris dels Enginyers, S. Coop. de Consumo Ltda.; Caja Ingenieros Operador de Banca-Seguros Vinculado, S.L.U (OBS); Fundació Privada de la Caixa d’Enginyers - Fundación Privada de la Caja de Ingenieros.