Política de privacitat del Canal de Denúncies del GCE

Per al Grup Caixa Enginyers ¹ (d'ara endavant, també el “GCE” o el “Grup”), la privacitat i protecció de les dades personals és primordial. Per això, el GCE vetlla per complir la legislació pertinent sobre protecció de dades mitjançant l'aplicació de les mesures tècniques i organitzatives per preservar la identitat i garantir la confidencialitat de les dades corresponents a les persones informants i investigades, especialment la identitat de l'informant en cas que s'hagués identificat.

Amb aquesta finalitat, es procedeix a explicar i facilitar de manera transparent com es recopilen, protegeixen, usen i comparteixen aquestes dades adquirides a través de l'ús del Canal de Denúncies.

QUI RECOPILA LES SEVES DADES PERSONALS I ÉS EL RESPONSABLE DEL SEU TRACTAMENT?

El Comitè del Canal de Denúncies de l'entitat CAIXA DE CRÈDIT DELS ENGINYERS - CAJA DE CRÉDITO DE LOS INGENIEROS, S. COOP. DE CRÈDIT, amb domicili social al carrer Via Laietana, 39, 08003 de Barcelona, és el Responsable del tractament de les seves dades personals.

QUINES DADES RECOLLIM, AMB QUINA FINALITAT LES TRACTEM I QUINA ÉS LA BASE LEGAL APLICABLE?

La finalitat del Canal de Denúncies és facilitar la recepció i el processament de les denúncies enviades de manera segura i confidencial per part de les persones que preveu l'apartat 2.1 del Protocol de funcionament del Sistema de Comunicació d'Infraccions pel que fa a conductes dels empleats que puguin constituir infraccions de la legislació vigent i/o del Codi Ètic del GCE, d'acord amb allò que preveu l'apartat 2.1 del Protocol de funcionament del Sistema de Comunicació d'Infraccions.

Durant el procés, es poden recopilar les categories següents de les seves dades personals, que posteriorment el GCE processarà a través del Canal de Denúncies:

• El seu nom i cognoms, càrrec a l'empresa, lloc d'ocupació i informació de contacte professional (si la denúncia no s'ha enviat de forma anònima) o les dades corresponents dels empleats/empleades implicats en la denúncia.
• El fet que vostè ha fet servir el Canal de Denúncies amb la finalitat d'enviar una denúncia.
• El comportament dels implicats segons es descriu en el missatge.
• Altres categories de dades personals (possiblement de caràcter especial), sempre que s'hagin introduït en el Canal de Denúncies en el context del missatge o durant el procediment d’investigació posterior.
• Documents empresarials, informes, factures i documents semblants que també puguin contenir dades personals, en la mesura que siguin necessaris per aclarir els fets descrits en el missatge.
• Informació o comportament en utilitzar els sistemes de comunicació del GCE, com ara metadades, dades de registre o el contingut dels correus electrònics del GCE, en la mesura que siguin necessaris per aclarir les circumstàncies descrites en el missatge.

En concret, el GCE tracta les dades personals esmentades amb les finalitats següents:

• Comprovar si la informació que s'ha proporcionat és versemblant i suggereix una infracció de la legislació o altres requisits legalment vinculants o incompliments de les obligacions derivades del contracte de treball.
• En cas que sigui necessari, una explicació més detallada dels fets descrits en el missatge pel que fa a qualsevol infracció de la legislació o altres requisits legalment vinculants o incompliments de les obligacions derivades del contracte de treball.
• En cas que sigui necessari, una explicació més detallada per tal d'exonerar empleats dels quals se sospiti erròniament.
• En cas que sigui necessari, a fi d'evitar perjudicis econòmics o d'altres tipus i afirmar o defensar els drets del GCE.
• En cas que sigui necessari, el compliment de qualsevol obligació de cooperar per part del GCE dins el marc de les investigacions que duguin a terme les autoritats policials o altres autoritats.

En proporcionar les seves dades mitjançant el Canal de Denúncies, vostè es responsabilitza que aquestes siguin correctes i de mantenir-les actualitzades, comunicant tan aviat com pugui qualsevol modificació que es produeixi.

INFORMACIÓ SOBRE LES BASES LEGALS APLICABLES I L'OBLIGACIÓ DE PROPORCIONAR DADES

La base legal per al tractament de les seves dades personals és l'article 6, apartat 1, lletra c) de l'RGPD, juntament amb l'article 17 de la Directiva (UE) 2019/1937 («Directiva de la UE relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió») i el títol VI de la Llei 2/2023, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció i que transposa la Directiva de la UE. En virtut de la directiva i de les normatives nacionals que la implementen, se'n deriva l'obligació legal d'oferir un sistema de denúncies.

A més, el tractament de les seves dades personals en el Canal de Denúncies es duu a terme sobre la base jurídica del nostre interès legítim de conformitat amb l'article 6, apartat 1, frase 1, lletra f) de l’RGPD, juntament amb qualsevol normativa nacional aplicable per prevenir i detectar delictes penals, incompliments de les obligacions i altres infraccions, així com el nostre interès legítim en la prevenció associada de riscos de danys i de responsabilitat per al GCE. Tenim un interès legítim en el tractament de les dades personals per tal de prevenir i detectar infraccions, de verificar la legitimitat dels processos interns i de salvaguardar la integritat del GCE.

A mesura que les categories especials de dades personals, com ara la informació sobre l'origen ètnic i racial, les opinions polítiques, les creences religioses o ideològiques o la pertinença a un sindicat, les dades de salut o sobre la vida sexual o l'orientació sexual, s'introdueixin en el Canal de Denúncies durant les notificacions o en el procediment d’investigació posterior, les processarem sobre la base jurídica de l'article 9, apartat 2, lletra b) de l'RGPD, juntament amb l'article 9, apartat 2, lletra f) de l’RGPD i les normatives nacionals aplicables.

COM PROTEGIM LES SEVES DADES?

El Canal de Denúncies li ofereix l'opció de comunicar-se de manera anònima a través d'una connexió xifrada. Si utilitza aquesta eina, la seva adreça IP i ubicació actual no s'emmagatzemen en cap moment. Després d'enviar una denúncia, rebrà la informació d'inici de sessió per accedir a la bústia del Canal de Denúncies i que així es pugui continuar comunicant amb el GCE de manera segura.

Les dades que proporciona s'emmagatzemen en una base de dades del proveïdor EQS Group especialment protegida dins de la Unió Europea. Totes les dades que s'emmagatzemen en la base de dades es xifren mitjançant els mètodes més avançats. L'accés a les dades està estrictament restringit als gestors del cas que s'hagin designat, segons allò que preveu el Protocol de funcionament del Sistema de Comunicació d'Infraccions. Cap altra entitat no té la clau per desxifrar aquestes dades i poder-les llegir.

COM COMPARTIM LA INFORMACIÓ AMB TERCERS?

Les dades personals recopilades i tractades a través del Canal de Denúncies es poden transferir als destinataris següents:

• Els responsables del Sistema de Comunicació d'Infraccions (d'ara endavant, l’SCI) i els professionals externs designats per gestionar directament el Canal de Denúncies i/o una investigació. Totes les persones que tinguin autorització per accedir a les dades estan expressament obligades a mantenir la confidencialitat.
• EQS Group com a proveïdor de serveis tècnics i encarregat del tractament segons un acord de processament de dades en virtut de l'article 28, apartat 3 de l’RGPD. Pot tenir accés a les seves dades xifrades (però no en la seva forma llegible) durant el transcurs de treballs de manteniment.
• La Direcció de Persones, Talent i Cultura, només quan pogués adoptar mesures disciplinàries i/o cautelars contra un treballador.
• La Direcció d'Assessoria Jurídica si s’haguessin d’adoptar mesures legals en relació amb els fets relatats en la comunicació.
• Si després del processament de la denúncia es conclou que s'ha produït una infracció, les dades personals de la persona acusada i, en el cas de les denúncies que no siguin anònimes, també les de l'alertador es poden transferir a organismes encarregats d'assegurar el compliment de la llei, a tribunals, al Ministeri Fiscal, a administracions públiques, així com a advocats o assessors encarregats per GCE.
• El Delegat de Protecció de Dades, només quan la informació pogués afectar el compliment en matèria de protecció de dades.

En tot cas, aquelles persones que, per raó de les funcions que exerceixin en el GCE, tinguin o puguin tenir coneixement de les denúncies que es formulin estan obligades a guardar secret professional sobre el seu contingut i la identitat de les persones informants. L'incompliment del deure de confidencialitat per part del personal del GCI pot suposar una infracció molt greu de conformitat amb allò que estableix la Llei 2/2023.

En la mesura que la transferència de les seves dades personals a un tribunal o a una autoritat d'un estat no europeu que no disposa del nivell adequat de protecció de dades sigui necessària i legalment permissible per presentar, exposar o defensar reclamacions jurídiques del GCE, es pot dur a terme sobre la base de l’article 49, apartat 1, frase 1, lletra e) de l’RGPD sense necessitat d'aplicar mesures addicionals per garantir un nivell adequat de protecció de dades.

Per obtenir més informació sobre els destinataris de les seves dades personals i qualsevol garantia, posi’s en contacte amb el GCE a través de l'adreça de correu electrònic anterior. Les seves dades personals nomes es transfereixen als destinataris esmentats anteriorment si és estrictament necessari i legalment permissible.

DURANT QUIN TERMINI CONSERVEM LES SEVES DADES?

Les dades personals relatives a les comunicacions rebudes i a les investigacions internes a les quals fa referència el paràgraf anterior només es conserven durant el període que sigui necessari i proporcionat.

• Es conserven durant el període necessari per valorar si cal activar la investigació o no cal. Si no s'activa la investigació, les dades de la comunicació consten de manera anonimitzada en el Registre de Gestió de Comunicacions d'Infraccions (d'ara endavant, l’RGCI).
• En cas d'activar-se la investigació, les dades es conserven fins a la conclusió de la investigació. En cas de concloure que es tracta d'una infracció delictiva, es conserven fins que es tanqui el procediment judicial corresponent.
• En cap cas no es poden conservar les dades personals per un període superior a 10 anys.
• En cas de rebre dades personals no necessàries per a la valoració o la investigació o dades no veraces, se suprimeixen immediatament des del seu coneixement.

(*)La identitat de l'informant només la coneixeran els destinataris directes de la comunicació.

QUINS SÓN ELS SEUS DRETS EN MATÈRIA DE PRIVACITAT I COM POT EXERCIR-LOS?

Posi’s en contacte amb el GCE per escrit a través de l'adreça indicada anteriorment o per correu electrònic a través de l'adreça de correu electrònic anterior per exercir els drets següents en relació amb el tractament de les seves dades personals:

• De conformitat amb les disposicions legals pertinents, té dret a sol·licitar informació sobre el tractament d'aquelles dades personals que li pertanyen. En aquest context, també té dret a obtenir una còpia de les dades personals que són objecte del tractament (article 15 de l’RGPD).
• Té dret a sol·licitar, sense dilació indeguda, la rectificació de les dades personals inexactes o la compleció de les dades personals incompletes relatives a vostè de conformitat amb les disposicions legals corresponents. (article 16 de l’RGPD).
• També té dret a sol·licitar l'eliminació immediata de les seves dades personals, sempre que aquestes dades ja no siguin necessàries per complir la finalitat amb què es van recopilar o hi hagi un altre motiu per eliminar-les i cap obstacle, com els períodes legals de retenció, n'impedeixi l'eliminació (article 17 de l’RGPD).
• Té dret a sol·licitar la limitació del tractament de les seves dades personals de conformitat amb les disposicions legals corresponents (article 18 de l’RGPD).
• El GCE té l'obligació d'informar sobre qualsevol correcció o eliminació de les seves dades o sobre qualsevol limitació en el tractament tots els destinataris als quals s'hagin revelat aquestes dades. Aquesta obligació no és aplicable només si és impossible o comporta un esforç desproporcionat. Té dret que el GCE l’informi sobre aquests destinataris (article 19 de l’RGPD).
• En la mesura que les seves dades personals es processen sobre la base de l'interès legítim del GCE de conformitat amb l'article 6, apartat 1, frase 1, lletra f) de l’RGPD, té dret a oposar-se a aquest tractament de les dades personals en qualsevol moment per motius derivats de la seva situació particular (article 21, apartat 1 de l’RGPD). Aquesta oposició es pot exercir sense respectar cap formalitat. En cas d'exercir el dret a oposar-se a aquest tractament, el GCE deixa de processar les seves dades personals, llevat que per motius legítims convincents s'imposi als seus interessos, drets o llibertats, o llevat que el tractament serveixi per presentar, exposar, exercir o defensar reclamacions jurídiques.

Per tal d'exercir els seus drets, pot contactar amb el responsable de protecció de dades del GCE a través de l’adreça de correu electrònic dpo@caja-ingenieros.es o escrivint a "DPO - Protecció de dades", Via Laietana, 39, 08003, Barcelona”, acompanyant-hi una còpia del DNI o document equivalent acreditatiu d'identitat. L’exercici d’aquests drets és gratuït.

Així mateix, si considera que s'han vulnerat els seus drets en protecció de dades, o bé que la seva petició no s’ha atès correctament, pot plantejar una reclamació davant una autoritat de control com l'Agència Espanyola en Protecció de Dades (https://www.aepd.es/es). Adreça postal: carrer Jorge Juan, 6, 28001 de Madrid. Telèfon: 91 266 35 17. Seu electrònica: https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/).

El GCE es compromet a complir la seva obligació de secret de les seves dades de caràcter personal, així com el deure de guardar-les, i a adoptar les mesures necessàries per evitar-ne l’alteració, pèrdua, tractament o accés no autoritzat.

REVISIÓ I MODIFICACIÓ DE LA POLÍTICA

Aquesta Política de privacitat es pot revisar cada vegada que calgui per mantenir-lo degudament informat, com, per exemple, amb motiu de la publicació de noves normes o criteris o la realització de nous tractaments.

Si vol obtenir més informació sobre el tractament de les seves dades, pot consultar la Política de privacitat del GCE a Caixa Enginyers-Política de privacitat.

(1) El Grup Caixa Enginyers integra les entitats següents: Caixa de Crèdit dels Enginyers - Caja de Crédito de los Ingenieros, S. Coop. de Crèdit; Caixa Enginyers Gestió, SGIIC, SAU; Caixa Enginyers Vida - Caja Ingenieros Vida, Companyia d'Assegurances i Reassegurances, SAU; Consumidors i Usuaris dels Enginyers, S. Coop. de Consum Ltda.; Caixa Enginyers, Operador de Bancassegurances Vinculat, SLU (OBS); Fundació Privada de Caixa Enginyers – Fundación Privada de Caja Ingenieros.